Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

Job title:

Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

Company

Jones Lang LaSalle

Job description

JLL empowers you to shape a brighter way.Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.Rejoignez dès maintenant notre équipe passionnée et engagée au sein d’un environnement de travail dynamique et en constante évolution, situé au cœur du centre-ville. Profitez de tous les avantages offerts par notre emplacement central : accès facile aux services, station de métro McGill dans l’immeuble et bientôt la station de REM. De plus, vous aurez l’opportunité de participer à de nombreux événements et activités intéressantes tout au long de l’année.CE QUE VOUS FEREZAssister l’équipe de location dans la gestion quotidienne, y compris la préparation des contrats de location, la collecte d’informations sur les locataires potentiels et l’organisation des visites des propriétésRépondre avec précision aux appels et courriels des locataires potentiels, en fournissant des informations détaillées sur les disponibilités, les prix et les conditions de locationPlanifier et coordonner les visites de propriétés en collaboration avec les locataires potentiels et les membres de l’équipePréparer la documentation nécessaire pour les vérifications des antécédents des locataires potentiels, incluant les demandes de crédit et de référencesEffectuer des tâches administratives telles que la gestion des dossiers des locataires, la saisie de données et la préparation de rapportsRépondre aux demandes générales concernant les propriétés et les services offertsContribuer à l’organisation et à la tenue d’événements de location spécialisésCollaborer avec les autres départements pour assurer une coordination efficace des activités de locationRejoignez dès maintenant notre équipe dynamique, passionnée et plongez dans un environnement de travail stimulantCE QUE NOUS RECHERCHONSDiplôme d’études secondaires ou diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou bureautiqueCinq années ou plus d’expérience en secrétariat ou en administrationEsprit d’initiative méthodique et axé sur les détails avec d’excellentes compétences en organisation et en priorisationJoueur d’équipe extraverti avec de solides compétences interpersonnellesCapacité à performer sous pression dans des délais serrésCapacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de gérer une variété de responsabilités dans un environnement en évolution rapideMaîtrise requise du Français et de l’Anglais * écrit et parlé avec de solides compétences en rédaction d’affairesMaîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel) ainsi que d’Office 365CE QU’IL Y A POUR VOUSJoignez vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercialDes investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travailRégime d’avantages sociaux complet et concurrentielUn milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être*Interactions orales et/ou écrites avec des partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, etc.) et clients provenant de l’extérieur du Québec.Join our passionate and engaged team now in a dynamic and ever-changing work environment in downtown Montreal. Enjoy all the advantages of our central location: easy access to services, McGill metro station in the building and soon the REM station. In addition, you will have the opportunity to participate in many interesting events and activities throughout the year.WHAT YOU’LL BE DOINGRent relief processAR process, providing statements, collection letters, default lettersEnergy Management – Utility trackingAct as receptionist for: courier, office supplies, basic administrative, managing visitorsReporting on occupancy, sales and traffic, issuing emergency notice, insurance claimsSpecialty Leasing activities and for day to day items related to SL tenants (late opening)Lease collection, insurance certificatesLeasing of storage spaceLeasing: budget process and reportsSupport and monitor the Director’s projects and assist in various tasks (scheduling, budgeting, action plan creation, strategic planning for the office, event reservations, team meeting planning, special projects, etc.)In collaboration with Operations staff members, update the tenant contact list: collaborate with Security and other departments to validate the information and process required updates accordinglyFollow up with tenants and their head offices to validate information received and create a report for the Security Department and all office team membersForward information on opening and closing procedures to the AutoCAD technician to update leasing plansProvide backup for the Operations Assistant on the emergency notification system and footfall counters; update reports in different systemsProperly manage digital and print documents: filing, archiving, folder structures, etc.Update the vacation, birthday and milestone calendarPrepare, translate and review various documents in French and EnglishCarry out other related tasks as directedWHAT WE’RE LOOKING FORHigh School or College diploma in secretarial studies or office automationFive or more years of experience in secretarial work or administrationMethodical, detail-oriented self-starter with excellent organization and prioritization skillsOutgoing team player with strong interpersonal skillsAbility to perform under pressure within tight deadlinesAbility to multitask and handle a variety of responsibilities in a fast-paced environmentFluency required in written and spoken French and English * with strong business writing skillsProficiency in Microsoft Office suite (Word and Excel) as well as Office 365WHAT’S IN IT FOR YOUJoin an industry leader and shape the future of commercial real estateDeep investment in cutting-edge technology to power your workComprehensive and competitive benefits planA supportive, caring and diverse work environment designed for your growth and well-being*Oral and/or written interactions with tenants or external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, non-French-speaking clients, etc.)Location:On-site –Montreal, QCIf this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!JLL Privacy NoticeJones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.For more information about how JLL processes your personal data, please view our .For additional details please see our career site pages for each country.For candidates in the United States, please see a full copy of our Equal Employment Opportunity and Affirmative Action policy .Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may contact us at . This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our page
I want to work for JLL.

Expected salary

Location

Montreal, QC

Job date

Wed, 25 Sep 2024 04:30:57 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (hiringnearme.org) you saw this job posting.